FAQ

Una ficha de datos de seguridad es un documento que garantiza la transmisión de información en la cadena de suministro. Por lo tanto, resulta indispensable en el manejo de sustancias químicas y mezclas peligrosas.

La ficha de datos de seguridad tiene un formato preciso, que se establece en el anexo II del Reglamento REACH de la UE. Consta de 16 secciones, cuyos nombres están establecidos en todos los idiomas de la UE, por lo que no es posible crear una traducción simple. También se define qué información debe contener cada sección. Esta información debe anotarse de forma clara y concisa. Los países no europeos se rigen por su propia legislación nacional.

El idioma de la ficha de datos de seguridad depende del país de destino en el que se comercializará la sustancia o la mezcla. La ficha de datos de seguridad debe estar siempre en el idioma oficial del Estado en cuestión.

La ficha de datos de seguridad debe elaborarse principalmente para sustancias o mezclas clasificadas como peligrosas. En algunos casos, se proporciona una ficha de datos de seguridad previa solicitud, es decir, para mezclas que no están clasificadas como peligrosas pero que contienen una sustancia que representa un peligro para la salud humana o el medio ambiente, o bien una sustancia para la que se han establecido límites de exposición para el entorno de trabajo.

No es necesario crear una ficha de datos de seguridad para los medicamentos veterinarios, los productos cosméticos, los productos farmacéuticos, los alimentos y los piensos. Otro grupo es el de aquellos objetos que ya durante la producción adquieren cierta forma. En este caso, sin embargo, la ficha de datos de seguridad se utiliza a menudo para transmitir información importante sobre el producto final.

Cualquier persona que manipule productos químicos o mezclas de cualquier manera. Esto puede entenderse como el fabricante, el importador, el distribuidor y el usuario intermedio.

La ficha de datos de seguridad debe ser creada por una persona cualificada que reciba formación periódica. La legislación ya no define con qué frecuencia y quién debe impartir la formación. SBLCore puede proporcionarle dicha formación. Una vez finalizada la formación, el participante recibe un certificado acreditativo. Ofrecemos formación a grupos de hasta 5 personas simultáneamente.

La clasificación del producto se lleva a cabo sobre la base de las normas establecidas por el Reglamento CLP. La clasificación se lleva a cabo sobre la base de los peligros y las concentraciones de los componentes que incluye, así como sobre sus datos toxicológicos y ecotoxicológicos. En el caso de ciertos riesgos, las propiedades físicas del producto o las pruebas de laboratorio también pueden incluirse en el cálculo. El software SBLCore puede ayudarle a calcular la clasificación.

La revisión es una actualización de la información contenida en la ficha de datos de seguridad. La razón más común suele ser un cambio en la receta o, por ejemplo, la actualización del formato de la ficha de datos de seguridad que figura en el anexo II de REACH. También suele haber una modificación o introducción de nuevas sustancias con una clasificación armonizada.

La etiqueta del producto se crea sobre la base de la sección 2.2 de la ficha de datos de seguridad. Es importante garantizar el cumplimiento de la ficha de datos de seguridad y la etiqueta, ya que la información proporcionada debe ser idéntica.

El software está diseñado para todos aquellos que de cualquier modo manipulan productos químicos y mezclas y necesitan crear fichas de datos de seguridad para ellos o realizar la conversión a otro idioma de las fichas de datos de seguridad de que disponen.

Gracias a su entorno intuitivo y fácil de usar, el software es adecuado no solo para quienes tienen experiencia en la creación de fichas de datos de seguridad, sino también para principiantes sin conocimientos de legislación química.

SBLCore es una herramienta integral que le ayuda a crear una ficha de datos de seguridad en 27 idiomas, además de diseñar las etiquetas, generar códigos UFI y notificar al portal PCN. El software también se encarga de archivar todas las fichas de datos de seguridad y sus documentos y supervisa la adecuación legislativa y la actualización de las fichas de datos de seguridad. Una de sus características más importantes es la clasificación automática del producto, que el software calcula a partir de los datos de entrada.

El software contiene su propia base de datos de sustancias con una clasificación armonizada de acuerdo al anexo VI del Reglamento CLP y de sustancias para las que se establecen límites de exposición para el entorno de trabajo. También incluye una función de búsqueda de sustancias en la ECHA, que permite importar la sustancia directamente desde la base de datos de la ECHA. Además, contiene una base de datos de los límites de exposición disponibles para los diferentes países. El software también incluye una base de datos de frases en todos los idiomas disponibles.

La base de datos contiene principalmente sustancias con una clasificación armonizada y sustancias para las que se han establecido límites de exposición para el entorno laboral. Si una sustancia no figura en la base de datos, se puede buscar e importar a la base de datos del software directamente desde la base de datos de la ECHA. Como alternativa, es posible añadir la sustancia a la base de datos manualmente basándose en la información de la ficha de datos de seguridad utilizada como base.

Tiene disponible SBLCore Blue (suscripción de software) o SBLCore Green (compra de una licencia permanente). Para fines educativos, le ofrecemos una versión gratuita de SBLCore Edu.

En SBLCore Green la base de datos se encuentra en un ordenador o servidor de la empresa. La ubicación del almacenamiento de datos depende de la elección del usuario. La realización de copias de seguridad corre totalmente por su cuenta. En SBLCore Blue, la base de datos se almacena en la nube, donde se realiza una copia de seguridad automática. Los datos están accesibles desde cualquier lugar.

Se puede crear un número ilimitado de fichas de datos de seguridad en ambas variantes de software.

Tras enviar el formulario de registro, se iniciará la descarga de la versión de prueba, que deberá instalarse en un dispositivo con sistema operativo Windows. Esta versión está disponible de forma gratuita durante 14 días desde la instalación. La versión de prueba no está limitada de modo alguno en cuanto a la funcionalidad del software, excepto para la exportación de los documentos de salida, que se imprimen con una marca de agua. Las secciones aleatorias aparecen ocultas en la vista previa. Es posible convertir los datos creados a la versión completa. La descarga de la versión de prueba no obliga a solicitar la versión completa del software y no tiene ningún coste.

Se pueden usar todos los tipos de software en dispositivos con sistema operativo Windows (desde la versión Windows 8.1 y superior). El sistema operativo macOS no es compatible directamente, pero el software se puede ejecutar con la ayuda de una virtualización de Windows. El software no se puede utilizar en dispositivos móviles ni tabletas.

Un usuario puede instalar el software en hasta tres dispositivos (PC o portátil).

La importación de archivos en un formato que no sea .sbl, compatible con el software SBLCore, no es posible por defecto. Podemos gestionar la importación de datos externos de forma individual previo acuerdo.

El período mínimo de alquiler es de 1 mes. La suscripción se puede cancelar en cualquier momento, pero no antes de un mes después del último cambio en la configuración de la suscripción (adición de un país o un usuario).

El software puede cancelarse de manera sencilla a partir de la fecha deseada desde el apartado de configuración de la suscripción en la interfaz del software o en el portal de cliente de SBLCore, donde también puede iniciar sesión a través del sitio web.

Antes de finalizar la suscripción le recomendamos hacer una copia de seguridad de todos los datos creados. El software le notificará este paso cuando cancele la suscripción. Los datos se eliminarán permanentemente del software 14 días después de la finalización. Durante este período, el acceso al software continuará disponible y los datos aún podrán descargar, pero ya no será posible utilizar las funciones del software.

Podrá renovar la suscripción tras iniciar sesión en el portal del cliente de SBLCore, o a través de un comercial. Si la suscripción se renueva transcurridos 14 días desde el final de la suscripción original, los datos creados originalmente dejarán de estar disponibles en la interfaz del software.

SBLCore contiene una base de datos de frases que se traducen a todas las mutaciones lingüísticas disponibles en el software. Las frases que contienen legislación no son meras traducciones, sino que responden al tenor de las regulaciones nacionales. Gracias a esta función, el software puede volcar la ficha de seguridad de forma sencilla y correcta a otro idioma. Si a un usuario le falta una frase o quiere cambiar su formulación, tiene la opción de crear su propia frase con posibles traducciones.

SBLCore señaliza la necesidad de actualizar un documento mediante una función de “semáforo” que advierte sobre el formato antiguo de la ficha de seguridad, la indicación de sustancias anticuadas o de parámetros de control desactualizados. Tras pulsar el botón “Revisión”, el software actualiza automáticamente la ficha de datos de seguridad. A continuación, se almacenan dos versiones del documento en la base de datos: la original (archivada) y la nueva ficha de datos de seguridad.

No es posible, porque no existe un formato uniforme definido para el escenario de exposición. Sin embargo, el software le permite adjuntar el escenario de exposición a la ficha de datos de seguridad a modo de archivo adjunto.

Cualquier empresa cuyas actividades impliquen el transporte de productos peligrosos por encima del límite establecido debe designar al menos a un consultor de seguridad con capacitación en materia de transporte. El software no puede clasificar el producto según el ADR.

La Unión Europea se rige por los reglamentos CLP y REACH en el marco de la legislación química. Las instrucciones que aclaran las normas de etiquetado y envasado establecidas en el CLP se derivan del Sistema Globalmente Armonizado (GHS). Este sistema contiene un mayor número de frases estándar, por lo que si el usuario tiene una ficha de datos de seguridad en formato GHS, no podrá adoptar alguna de las frases en el marco de la transmisión de información en la cadena de suministro de la UE.

Puede ponerse en contacto con el servicio de asistencia a través del correo electrónico support@sblcore.com. También puede ponerse en contacto con nosotros a través del formulario de contacto, que puede utilizarse para enviar una consulta de asistencia directa. Siempre respondemos a todas las preguntas lo antes posible.

Nuestros clientes tienen a su disposición vídeos educativos detallados, a los que se puede acceder desde el sitio web o a través del canal de YouTube de SBLCore. Asimismo, la propia interfaz del software también incluye toda una serie de instrucciones detalladas.

1) Formación para trabajar con el software SBLCore
2) Formación relacionada con la creación de una ficha de datos de seguridad
3) Formación para la creación de una ficha de datos de seguridad con mezcla de recetas

El UFI, o identificador único de fórmula, es un código único que se requiere para informar sobre mezclas peligrosas al portal PCN, a la vez que forma parte obligatoria de la etiqueta. El UFI consta de 16 caracteres y tiene un prefijo unificado UFI (por ejemplo, UFI: U910-D0V9-D00J-R9D3). Para crearlo, es necesario el número de IVA de la empresa y el llamado código numérico de la fórmula. Puede encontrar más información sobre el UFI en la página del generador web.

El PCN es un portal creado por la Unión Europea y gestionado por la ECHA. Está destinado a la presentación de información sobre mezclas químicas peligrosas. Deben notificarse las mezclas peligrosas para la salud humana o que representen un peligro físico. En la presentación se incluyen, entre otras cosas, el código UFI, que también es un elemento obligatorio de la etiqueta. La información se envía en un formato i6z especial.

Para crear un UFI, se necesita el número de IVA de la empresa y el llamado código numérico de la fórmula. El código numérico de la fórmula puede ser cualquier número. Solo es necesario elegir una forma sostenible de numeración de productos de manera que dos productos con diferentes fórmulas no contengan el mismo UFI. Para la selección del código numérico de la fórmula, es posible utilizar, por ejemplo, el sistema de numeración interno de los productos.

El identificador UFI es una parte obligatoria de la etiqueta y debe aparecer de forma legible e indeleble. La abreviatura “UFI” es única e inmutable en todos los idiomas de la Unión Europea y precede al código en sí, formado siempre por 16 caracteres. Por lo tanto, el código se proporciona en formato UFI: U910-D0V9-D00J-R9D3.

La obligación principal recae en los importadores que compran un producto fuera del Espacio Económico Europeo y lo comercializan en el mercado de la UE, y en los usuarios intermedios que realizan sus propias mezclas o interfieren con el envasado del producto en cuestión. Además, la obligación también puede aplicarse a los distribuidores. Este paso debe garantizarse en aquellos casos en los que el importador o el usuario intermedio no hayan establecido la obligación de notificar.

La notificación ha ampliado la información obligatoria en comparación con lo requerido originalmente. Se requiere, por ejemplo, el código UFI, la fórmula del 70% del producto, el tipo y el tamaño del paquete, la categoría del producto según el Sistema Europeo de Categorización de Productos (EuPC), así como información sobre los peligros de los productos, los elementos de etiquetado, la información toxicológica y la información sobre las propiedades fisicoquímicas de los productos.

La fecha de notificación varía en función del uso del producto. En el caso de uso profesional y de consumo, la obligación de notificación se aplica a partir del 1 de enero de 2021. Para las mezclas de uso industrial, la fecha es el 1 de enero de 2024. En el caso de los productos que históricamente se han notificado en virtud de las reglamentaciones nacionales y no han cambiado su fórmula o clasificación, las notificaciones originales siguen siendo válidas hasta finales de 2024. A partir del 1 de enero de 2025, todas las mezclas peligrosas del mercado deberán notificarse de conformidad con los requisitos del anexo VIII del Reglamento CLP.

El notificante está obligado a presentar la información a todos los Estados miembros en los que se comercialice la mezcla. A continuación, esta información se pone a disposición de los centros de toxicología y del personal de respuesta ante los riesgos para la salud. Estos organismos son determinados por cada Estado a nivel nacional.

El código numérico de la fórmula, junto con el número de IVA, o con la clave de la empresa, es necesario para la creación del denominado código UFI. Este número depende totalmente de la empresa que creó el UFI y puede ser cualquier número entre 0 y aproximadamente 268 millones. Puede usar, por ejemplo, el sistema de numeración empresarial existente, los códigos de las recetas o, por ejemplo, parte del código EAN.

Si la empresa no dispone de número de IVA o no quiere utilizarlo, es posible utilizar la clave de la empresa para generar el UFI. La clave se puede obtener en el generador de UFI de la web y puede utilizarse para generar UFIs de forma repetida. Por ese motivo, recomendamos que la tenga siempre a mano.

La suscripción del software puede realizarse directamente en el sitio web, en la sección Tarifa. También es posible crear un pedido del software a través de nuestro departamento de ventas (sales@sblcore.com).

Las suscripciones se pueden solicitar a modo de plan mensual o anual. Ofrecemos un plan anual a un precio con descuento.

Puede modificar la configuración de la suscripción en el portal del cliente o en la configuración del software. Puede agregar o eliminar usuarios y países, cambiar los detalles de pago y cancelar las suscripciones.

Puede añadir o modificar países o usuarios fácilmente en el portal de cliente. En el caso del plan mensual, no puede cancelar la suscripción antes de que haya transcurrido 1 mes después de agregar un país o un usuario.

Puede cancelar la suscripción en el portal de cliente o en el software mediante el botón Suscripción -> Cancelar suscripción. En el caso del plan mensual, la suscripción puede cancelarse en la fecha seleccionada, pero no antes de 1 mes natural después de la última compra del servicio.

Las suscripciones se pueden pagar con tarjeta o mediante transferencia bancaria.

En el momento de realizar el primer pedido abonado con tarjeta, el pago de la suscripción se realiza por adelantado. Al mismo tiempo, se emite la factura correspondiente. En el caso del plan mensual, todos los pagos posteriores se cobran retroactivamente tras finalizar cada mes natural. Si en el caso del plan anual se agrega durante la suscripción un país o usuario adicional, estos servicios también se facturan también retroactivamente al final de cada mes natural. Cuando se renueva una suscripción anual, se volverá a cargar el importe de la suscripción correspondiente para el año siguiente con cargo a la tarjeta por adelantado. Las facturas se envían en formato electrónico al correo electrónico indicado al realizar el pedido. Todas las facturas emitidas están disponibles en el portal de cliente.

En el momento de realizar el primer pedido del plan anual y de todos los siguientes abonados mediante transferencia bancaria, se emite una factura con un vencimiento de 14 días. En el momento de realizar el primer pedido del plan mensual y de todos los siguientes, la factura se emite de forma retroactiva al final de cada mes natural en el que se ha llevado a cabo la activación del software. Las facturas se envían en formato electrónico al correo electrónico indicado al realizar el pedido. Todas las facturas emitidas están disponibles en el portal de cliente.